Skip to content Skip to footer

Kâğıtsız ofise geçmenin 5 yolu

Dünyanın biyolojik kapasitesinin artık ekolojik ayak izlerimizi örtemediğini biliyor muydunuz? Kâğıt kullanımını azaltmak küresel ısınmayı önlemeyi sağlayabileceğinden işletmelerin de bu konudaki sorumluluğunu yerine getirmesi önem taşıyor. Bu yazımızda kâğıtsız ofis konusuna ışık tutuyoruz.

80 koli A4 fotokopi kâğıdı için 20 ağaç kesilmesi kâğıt kullanımının azaltılmasının ve geri dönüşümün önemini ortaya koyuyor. Koronavirüs’ün kâğıt ortamında 4-5 gün arasında aktif kaldığı göz önünde bulundurulduğunda kâğıt kullanımını azaltmanın hem çevreyi hem kişisel sağlığınızı korumak anlamına geldiği anlaşılıyor.

1. Teknolojik cihazları kullanın

Kâğıtsız ofise sorun yaşamadan geçiş için birtakım cihazlara sahip olmanız gerekiyor. Kâğıtsız iş akışını yönetmek için evrakları dijital ortama aktarabilirsiniz. Bu noktada belge tarayıcı kullanabilirsiniz. Aynı anda iki sayfayı görüntüleyerek belgeleri okumak için ekstra bilgisayar monitörü temin edebilirsiniz. Bir belgeyi imzalamak ve incelemek için özellikle tablet de kullanabilirsiniz. Gereksiz kâğıt belgeleri imha etmek için kâğıt imha makinesi kullanabilirsiniz. Kâğıt dokümanlarınızı çift taraflı olarak yazabilecek çok fonksiyonlu yazıcıları veya dijital baskı makineler kâğıtsız ofis için en önemli cihazların başında geliyor.

2. Bulut depolama çözümleri kullanın

Dijital ortama aktardığınız belgeleri bulut depolama servisleri sayesinde güvenli şekilde saklayabilirsiniz. Bulut depolama çözümleri bilgi güvenliği sağladığı gibi e-posta ile gönderilemeyecek kadar büyük olan multimedya dosyalarına ulaşabilmeyi sağlıyor. Kâğıtsız ofis için dijital dönüşüm sürecinin en önemli getirisi bulut depolama çözümlerinden faydalanabilirsiniz.

3. Süreçleri otomasyonlar ile yönetin

Dijital dönüşüm şirketler için sayısız avantaj sunuyor. Dijital dönüşüm teknolojilerini oluşturan otomasyonlar çalışan verimliliğini artırıyor, maliyet avantajı sağlıyor ve kâğıtsız ofis olmaya olanak tanıyor. Otomasyonlar dijitale adaptasyonunun hızlı ve etkili biçimde gerçekleşmesini sağlıyor. Kâğıt temasını minimuma indiren otomasyonlar sayesinde virüs ve bakterilerin bulaşmasını da önleyebilirsiniz. Elektronik doküman yönetimi belge erişimi ve kontrolünü kolaylaştırıyor ve zaman, emek ve maliyet kaybını da en aza indirebiliyor.

4. Not alma uygulamaları kullanın

Not almak için müsvedde kullanmak, büyük boyutlu A4 kâğıtlarının yerine not defteri ve yapışkanlı not kâğıtları kullanmak gereksiz kâğıt israfının önüne geçiyor. Kâğıtla teması sıfıra indirmek noktasında ise mobil uygulamalardan yardım alabilirsiniz. Not alma uygulamaları kâğıt kullanımını azalttığı gibi daha planlı olmak için de teşvik edici olabiliyor. 

5. Ofiste geri dönüşüm kutuları bulundurun

1 ton kullanılmış kâğıdın geri kazanılması 17 ağacın kesilmesini önlemek anlamına geliyor. Kâğıt kullanımını azaltmak için yazıcıdan çıkmış her türlü kâğıdı, fişleri, pos-it kâğıtlarını, broşür ve dergileri, pet şişelerdeki etiketleri karton kutuları kâğıt kutusuna atabilirsiniz.

Kâğıt kullanımını minimuma indirebilmek için havlu kağıt kullanımını azaltmak, basılı medya yerine dijital medya unsurlarını tercih etmek, iletişim için e-posta kullanmak, kartvizit kullanımını azaltmak, geri dönüşümlü veya FSC sertifikalı kâğıt kullanmak ve kâğıtların mümkün olduğunca arka yüzünü de değerlendirmek etkili oluyor. e-Arşiv, e-Fatura ve e-imza gibi zorunlu dijital dönüşüm çözümleri de kağıt kullanımını minimuma indirmeyi sağlıyor.