Skip to content Skip to footer

6 adımda kâğıtsız ofise geçmek

Çevreyi en fazla kirleten endüstriyel atıklar arasında kâğıt ve kağıt hamurunun bulunduğunu biliyor muydunuz? Peki ya kesilen ağaçların çevreye zarar veren küresel sera gazı salınımının yüzde 12’sini oluşturduğunu? Araştırmalara göre mevcut hızla ağaç kesilmeye devam etmesi tüm yağmur ormanlarının 100 yıldan önce tüketmesine neden olacak. Bir ofis çalışanının yılda tam 10 bin adet kâğıt tükettiği göz önünde bulundurulduğunda kâğıtsız ofis kavramının yaygınlaştırılması gerektiği anlaşılıyor. Bu noktada şu soru gündeme geliyor: Şirketler kâğıtsız ofise geçmek için ne yapmalı?

Dijital olarak depolanabilecek milyarlarca doküman alışkanlıkla kağıt üzerine basılarak depolanıyor. Bu durumun zararı yalnızca çevreye olmuyor. Kâğıt için yapılan harcamalar, maliyetlerini kısıtlayarak rekabet ortamında avantaj elde etmek isteyen işletmenin sırtına yük oluyor. Yazıcıdan çıktı alırken kullanılmış kâğıdın arka yüzünü kullananları eleştirmek yerine basılı doküman miktarını azaltmak ve teknolojiden yararlanmak maliyetlerin düşmesi ve çevreye katkı sağlamasının yanı sıra çalışan verimliliğini de artırıyor. Kâğıtsız ofise geçmek yalnızca 6 adımda mümkün olabiliyor.

1. Dönüşümü sahiplenin

Köklü bir değişim için önce değişimi benimsemek ve benimsetmek gerekiyor. Bu nedenle kâğıtsız ofise geçmek için kâğıtsız ofise geçişin faydalarını ve geçiş için ne yapılması gerektiğini tüm çalışanlara anlatın. Yeterli inisiyatifi almadığınızda ve altyapı eksiklerini gidermediğinizde işletmenizdeki çalışanların kağıtsız ofis için dönüşümü benimsemeleri mümkün olmayacaktır. Çalışanlarınızı dönüşüm süreciyle ilgili olarak bilgilendirdikten sonra bazılarını iş ortaklarınızı, tedarikçilerinizi ve en önemlisi müşterilerinizi bilgilendirmek için görevlendirebilirsiniz.

2. Belgelerinizi düzenleyin

Kağıtsız ofise geçmek için iş süreçlerinde kullandığınız belgeleri türleri, formatları ve içeriklerine göre tanımlayıp tasnif edin. Doğru tanımlanmamış bir belgenin dijital ortama aktarıldıktan sonra verimli kullanılması mümkün olamayacağından her departmanın veya çalışanın kendi sorumluluğundaki belgeleri doğru tanımlayarak sisteme aktarmasını sağlayın.

3. Doğru yazılımı tercih edin

En kritik aşama DMS (document management system) çözümünü seçmek. Doküman yönetim sistemleri; gerektiğinde bir sürü dosyayı masaya yerleştirip dosyaların arasında kaybolmak yerine bilgilere bilgisayardan kolayca erişebilmeye, belgeler arasında kolayca arama yapabilmeye, en güncel bilgilere ulaşabilmeye, hangi çalışanların hangi dosyalara erişebileceğini belirleyerek güvenliği sağlamaya ve depolama alanı açısından tasarruf sağlamaya olanak tanıyor. Fiziksel dosyalama dolaplarında saklanan kağıt belgeler herhangi bir afet durumunda yok olabilirken dijital ortamdaki verilerin kaybolması olasılığı çok daha düşüktür. DMS çözümünü seçerken hali hazırda kullanmakta olduğunuz diğer iş yazılımlarıyla (ERP, CRM vb.) kolayca entegre olabilecek bir sistem olmasına, erişim izni ayarlama seçeneği sunulmasına, çok çeşitli tarayıcılarla uyumlu olmasına, mobilden de erişilebilmesine, kolay bir arayüze sahip olmasına dikkat etmelisiniz.

4. Sürekli izleyin

Kâğıtsız ofise geçtiğinizde verimlilik, karlılık, müşteri memnuniyeti gibi önemli metrikleri takip edin. Eksiklikler saptadığınızda zaman kaybetmeden gerekli önlemleri alın.

5. Atıkları ayrıştırın

Ofiste atıklarınızı plastik, cam, metal, kağıt, karton, ahşap ve kompozit olarak ayrıştırarak geri dönüşümle doğaya kazandırabilirsiniz. Atıkları geri dönüşüm tesisine teslim edebilirsiniz.

6. E-imza kullanın

Kâğıtsız ofise geçerek kâğıt maliyetlerini ortadan kaldırmak için en etkili yöntemlerden biri de e-imza kullanmak oluyor. Kâğıt çıktı alınmasının nedeninin genellikle ıslak imza için olduğu düşünüldüğünde e-imzanın sağlayacağı fayda anlaşılabiliyor. Zamandan ve mekandan bağımsız olarak kullanılabilen e-imza, ıslak imza ile aynı yasal geçerliliğe sahip ve daha güvenli.

Dijital dönüşüm danışmanlığı ekibimizin hazırladığı anketi doldurun, işletmenizin dijital dönüşümün neresinde olduğunu görün!

Anketi doldurmak için tıkla!